Отчётность перед поставщиками

Регулярная сверка расчетов и инвентаризация позволяют контролировать правильность учета, движения денег и других материальных ценностей. Причем с клиентами, как правило, сверяются чаще. Но сегодня рассмотрим расчеты с поставщиками, они увлекательны и запутанны.

Когда сверяться?

Мы все знаем, что налоговое и бухгалтерское законодательство не дает пространства для маневра, хотя работа бухгалтера — это творческая профессия (коллеги поймут). Гражданский кодекс намного гибче. Проще говоря, при заключении договора в него вносятся условия, которые устроят обе стороны, и они могут быть абсолютно любыми (если не нарушают тот же ГК, НК или другой закон).

Бухгалтеру договор необходим как первичный документ, в нем указаны ключевые условия оплаты, поставки, проведения взаимозачетов. Необязательно, что в нем будут предусмотрены все ситуации, но о совместных сверках расчетов пишут довольно часто.

Периодичность зависит от:

  • Объемов поставок или работ. Чем крупнее партии товара или чем больше объектов вы, например, строите, тем выше вероятность ошибок.
  • Системы налогообложения поставщика (и вашей). Налог на добавленную стоимость уплачивают ежемесячно либо ежеквартально (аналогично – налог на прибыль), поэтому, если контрагент на ОСНО, он озабочен правильным отражением в учете продаж и покупок.
  • Постоянности сделки. Если продан один товар за год, нет смысла перепроверять каждый месяц, не изменилось ли что в расчетах и наоборот: каждый день отгружаете пусть даже мелкие партии, нужно следить за документооборотом и оплатами.
  • Размаха деятельности организации-контрагента. Крупные компании зачастую руководствуются внутренними инструкциями и директивами, предписывающими регулярную инвентаризацию.
  • Ваших внутренних распоряжений.

Кроме договорных условий есть случаи обязательной инвентаризации, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета. В частности, самый известный – перед составлением годовой отчетности. Еще выделяются форс-мажор, реорганизация (ликвидация), случаи хищения. На каждом дальше остановимся подробнее.

Годовая инвентаризация

Подведение годовых итогов – это фундамент для бухгалтерской и налоговой отчетности. Внесение изменений и корректировок в течение года провести проще. После утверждения и подачи баланса исправление ошибок обычно не приветствуется. Тем более что по результатам года выплачивается большинство дивидендов и принимаются решения по текущей деятельности (например, часть полученной прибыли направляется на крупные приобретения).

Годовая инвентаризация проводится в отношении всех расчетов, выполняется сверка по всем имеющимся обязательствам, в т. ч. кредиторской задолженности, независимо от количества операций. Т.е. в этом случае даже единичная продажа должна быть проверена и задокументировано подтвержденное сальдо по ней.

Учитывая, что объем продаж, оказанных услуг и выполненных работ за год приличный, проводить сверку начинают не в последние дни, а минимум за месяц до новогодних праздников. Это дает предварительную картину по состоянию расчетов и время для внесения корректировок. Самые распространенные ошибки связаны с отсутствием документов или неправильным внесением данных в базу (банальные опечатки, неверное применение счетов, аналитики).

Может возникнуть несколько различных ситуаций, когда ошибки обнаружены:

  • до конца года;
  • после окончания отчетного периода, но до сдачи бухгалтерской отчетности;
  • после сдачи баланса.

Значение имеет и существенность. В зависимости от сочетания этих факторов можно выделить пять возможных решений. Приведу конкретные примеры.

Важно! Критерий существенности определяется организацией самостоятельно. В процентном отношении к выручке, в виде доли статьи баланса в отношении к его общим итогам, по конкретному влиянию совершенной ошибки на принимаемые собственниками решения и т. п.

Форс-мажор

Под форс-мажором понимаются обстоятельства, на которые стороны повлиять не могут. В целях обязательной инвентаризации за них принимаются:

  • стихийные бедствия;
  • пожар;
  • другие ЧС, вызванные экстремальными условиями.

Все случаи должны быть подтверждены официально полицией, Министерством по чрезвычайным ситуациям, Гидрометцентром России, пожарной службой и другими ведомствами.

В результате пожара, например, могут быть уничтожены бумажные документы, компьютеры, внешние диски, флэшки и другие носители информации. Если документация не сохранялась в облачном сервисе или на страховочных флэшках, то придется полностью восстановить учет, включая расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Если в этот период налоговая будет высылать требования, то в ответе ссылайтесь на особые обстоятельства и невозможность предоставить документы, но при этом необходимо сделать все для их получения.

Самый способ восстановить хотя бы остатки на начало года – запросить копии сверок от контрагентов. И тут надо сказать, что современные бухгалтерские программы позволяют сформировать акт сверки в различных вариациях:

  1. В разрезе договоров. Это удобно, т.к. общее сальдо не информативно, оно показывает общую задолженность или переплату, но не отражает аналитики.
  2. В разбивке по объектам. Это скорее характерно для строительной отрасли. Затраты собирают пообъектно, и хорошо видно расчет в рамках конкретной стройки.
  3. По отдельным счетам БУ. Не всегда расчеты отражаются исключительно на одном счете – 60 или 76. Бывает, что по одному и тому же поставщику в операциях участвуют оба. Например, если предъявлены претензии, расчеты по ним отражаются на 76 счете. В настройках акта сверки достаточно установить нужные галочки и сформировать два отдельных документа – по каждому счету учета.

При восстановлении целесообразно запрашивать подробные акты. Ввод документов, даже в рамках ЭДО, занимает значительное время, до заполнения базы придется ориентироваться на остатки, предоставленные контрагентами.

Реорганизация или ликвидация

Инвентаризировать расчеты необходимо не только в процессе деятельности, но и когда само предприятие меняется:

  • при проведении реорганизации (преобразование из ООО в АО и т. п., присоединение – к одному юрлицу присоединяются одно или несколько других, обратный процесс – выделение, слияние – несколько юрлиц объединяются в одно новое, обратная процедура – разделение);
  • полной ликвидации.

Кстати! Индивидуальный предприниматель не обязан проводить инвентаризацию расчетов, поскольку не ведет бухгалтерский учет. Рекомендуется провести ее при снятии с регистрации в отношении госорганов – ФНС, ПФР, ФСС и т.д. и для подтверждения отсутствия задолженности перед поставщиками. Если ИП проходит процедуру банкротства, то акты сверок необходимы для оценки финансового положения предпринимателя.

Сверка проводится при реорганизации, чтобы выявить реальные остатки по расчетам и решить, как они распределятся между новыми юридическими лицами (преемниками) или понять, какие перспективы ожидают объединяющиеся компании. Бухгалтерская отчетность обычно не дает аналитики, а кредиторская задолженность — это то, что волнует будущих партнеров. К тому же развернутый акт покажет и возможную безнадежную задолженность.